معراوي اصيل
مؤسس الموقع
 الابراج :  عدد المساهمات : 116
نقاط : 258
تاريخ التسجيل : 24/11/2011
العمر : 41
العمل/الترفيه : معرة صيدنايا
 |  موضوع: ادارة الوقت هام جدا لك حواء  الثلاثاء يناير 10, 2012 2:39 am | |
| 1 - مقدمـة :
ان العصر الذي نعيشه
اليوم يتسم بالعديد من المتغيرات الطارئة و المستجدة الّتي لم تكن موجودة في العصور
السابقة.
يتميز عصر اليوم بالعديد من السمات منها التقدم التقني و النمو الهائل
في جميع المجالات, من ذلك ظهور علوم جديدة لم تكن موجودة من قبل مثل علوم
التكنولوجيا و الحاسوب والوراثة و علوم الفضاء والبرمجة و الإدارة و أنواعها و
نظمها و جميع ما يتعلق بعلم الإدارة. و في هذا البحث أريد أن أوضح مفهوم على علم
إدارة الوقت موضوع البحث. وأريد أن استعرض المفهوم الدارج والمستخدم لعلم ادارة
الوقت .
2 - تعريف إدارة الوقت
:]أوضح العلماء في تعريفهم لمفهوم إدارة الوقت
أنها لا تنطلق إلى تغييره و لا إلى تعديله بل إلى كيفية استثماره بشكل فعّال و
محاولة تقليل الوقت الضائع هدراً دون فائدة أو إنتاج وبالتالي رفع إنتاجية العاملين
خلال وقت عملهم المحدد .
و قد لخص أحد العلماء كما أوضح الجريسي تعريف إدارة
الوقت بقوله :
( أن إدارة الوقت تعني إدارة الذات و أن المدير الفعّال هو مَنْ
يبدأ بالنظر إلى وقته قبل الشروع في مُهماته و أعماله و أن الوقت يُعد من أهم
الموارد فإذا لم تتم إدارته فلن يتم إدارة أي شيء آخر) .
]وان كان الوقت يتسم بالجمود فلا
يمكن ادخاره أو تعويضه أو تأجيله وبالتالي ندرك اختلافه عن بقية الموارد البشرية و
الطبيعية و المادية. لذا من الممكن إيجاز تعريف إدارة الوقت بعبارة أخرى أنه
الاستخدام الجيد و الصائب للوقت المحدد و المسموح به لتحقيق غايةٍ ما تعريف آخر
لإدعلم و فن الاستخدام الرشيد للوقت, هي علم استثمار الزمن ارة الوقت أورده احد
العلماء بأنها "بشكل فعّال, و هي عملية قائمة على التخطيط و التنظيم و المتابعة و
التنسيق و التحفيز و الاتصال و هي إدارة لأندر عنصر متاح للمشروع, فإذا لم نُحسن
إدارته فإننا لن نُحسن إدارة أي شيء .
فالوقت قابل للاستغلال و الاستثمار بدون
حدود أو قيود و هو كأصل ثمين كما يقول أحد العلماء كان سبباً في تقدم غيرنا اكتسابه
المهارات في كيفية إدارة هذا الوقت و عدم هدره.
وإن عدم إدارة الوقت جهلاً أو
عمداً هي أحد أسباب تأخر كثيراً من الشعوب في قضية التنمية التي يطرحها كثيرٌ من
علماء و
مفكري العالم .كما يقول بعض العلماء المعاصرين أن قضية التنمية هي في
الواقع قضية استثمار للوقت فنحن بحاجة إلى نظرية عربية متكاملة لإدارة الوقت لزيادة
فعالية المديرين في استغلالهم للوقت و تعميق إحساسهم بالثروة التي في أيديهم. و
باختصار يمكن القول إن المدير الفعّال كما وضح الجريسي هو الذي يعلم كيف يستخدم
وقته, و يوزعه التوزيع الفعّال على تخطيط الأنشطة المستقبلية(وقت إبداعي), و تحديد
الأنشطة اللازمة لأداء تلك الخطط(وقت تحضيري), و الوقت اللازم للقيام بعمل ما (وقت
إنتاجي), و وقت للقيام بالمراسلات اليومية و الروتينية
(وقت روتيني) و بعد هذا
العرض عن أهمية إدارة الوقت, يظهر جلياً لنا أن الإدارة ما هي إلا تحقيق هدف, و
تحقيق الهدف يحتاج إلى
وقت . فالتخطيط يحتاج إلى وقت و كذلك التنظيم و التوجيه
و الرقابة و اتخاذ القرارات و بذلك نرى أن الوقت احد العناصر الهامة و الأساسية
المرتبطة بكل عنصر من عناصر الإدارة, فكل عمل إداري يحتاج إلى وقت و توقيت مناسب و
كل وقت يحتاج إلى إدارة و تخطيط, هذه معادلة بسيطة وجب علينا معرفتها و إدراكها و
بالأخص القائمين على شؤون الإدارة.
]مهارات إدارة الوقت :
1-التخطيط
2-التنظيم
3-تحديد
الأولويات
4-التوجيه
5 -المتابعة
4 - الوسائل
المساعدة في إدارة الوقت
]قسّـم علماء الإدارة
الوسائل المساعدة على إدارة الوقت قسمان:
أ . الوسائل التقنية
]مثل الحاسبات الآلية,أجهزة
الهاتف ذات المسجل الصوتي, الهاتف الجوال ,آلات تصوير المستندات,أجهزة الفاكس و
الماسح الضوئي,الانترنت والبريد الالكتروني, المفكرة الالكترونية. كل جهاز من هذه
الأجهزة إن أُحسن استخدامه فإنه يفيد و يفعّل عملية إدارة الوقت.
فالهاتف قد
يجلب للمدير أنباء هامة و قد يكون لص الوقت, وآلة تصوير المستندات توفر تكرار الطبع
و الجهد الكتابي أثناء توزيع القرارات الهامة, و كذلك الانترنت و البريد الالكتروني
فإنه يساعد على تقريب المسافات و بالتالي تقليص الوقت. أخيراً و ليس آخراً الحاسب
الآلي. يتسم الحاسب الآلي بإمكانية القيام بعدة أعمال بشكل سريع و دقيق أكثر مما
يقوم به الموظف العادي (الجريسي146). فوسائل الاتصالات هذه سلاح ذو حدين, فهي قد
توفر الكثير من الوقت و قد تكون عائقاً لإدارة الوقت كالاتصالات الكثيرة غير
الضرورية . إن هذا الكلام لا يعني انعدام فائدة وسائل الاتصال هذه. ففي دراسة قام
بها احد العلماء المعاصرين تبين من خلالها عدم استخدام العينة المختارة للأدوات
التقنية مقارنة بالدول الأخرى. ويقول "تعرضت الدراسة لتنظيم تنفيذ الأنشطة ورتابتها
حيث اتضح الاهتمام الكبير لبعض الناس بمراقبة مرور الوقت الفيزيائي في أثناء تنفيذ
الأنشطة باستخدام الساعات الخاصة التي يمتلكها الغالبية, أو بمراقبة ثلاثة أرباع
العينة للوقت من خلال ساعات الحائط. وتبين كذلك أن تنظيم بعض الناس لوقتهم هو تنظيم
عام يعتمد بدرجة كبيرة على الذاكرة والتخطيط العقلي بدلا من التخطيط الرسمي المكتوب
ويفتقر إلى الدقة الملحوظة في التنظيم بالساعات, وتحديد مواعيد بداية النشاط
ونهايته كما هو ممارس في مفكرات تنظيم الوقت الشائعة بين مواطني الدول الصناعية.
لذا توضح هذه الدراسة أهمية عنصر التخطيط و أهمية استخدام هذه الوسائل في إدارة
الوقت لكن من غير إفراط و لا تفريط.
]– الذاتية :
مثل الاعتماد على السكرتير في تنفيذ بعض المهام, و إعداد
مفكرة مكتبية يومية أو أسبوعية, الذاكرة الشخصية للمدير
و تطبيق التفويض .
التفويض كما يرى العلماء هو "العملية التي يعهد بها الرئيس الإداري بعض اختصاصاته
التي يستمدها من القانون إلى أحد مرؤوسيه. فمزايا التفويض عديدة منها كما أوضح
العلماء, زيادة الفاعلية في العمل , و إعطاء المدير وقتاً للتركيز على المهام
الكبرى و تحقيق السرعة و المرونة و توفير الوقت . إلا إنه ينبغي التأكيد على أن
التفويض الإداري – كما قال بعض العلماء- قد لا ينجح إذا لم يُـعد إعداداً سليماً,
بل على العكس قد يثير الفوضى و الإرباك في العمل الإداري. و بالتالي نرى أن التفويض
مثل الوسائل التقنية سلاح ذو حدين مع إدارة الوقت و بالتالي وجب الاستخدام السليم
له. ]
5 - سمات الرجل الجاد او المراة الجادة:
]هل هو الذي دائماً
مشغول ،، يأخذ عمله إلى منزله ،،
هل هو الذي لا يضيع وقت الآخرين ،،
هل هو
الذي يفوض الآخرين ويشرف عليهم ،، الذي يتخذ القرارات بسرعة ،،
هل هو الذي يحقق
النتائج المطلوبة في الوقت المحدد ؟
[6 - اضاءات حول إدارة الوقت :
و كثير من الشباب يدرك
أهمية الوقت ولكن ذلك الإدراك للأسف نظري فقط .
كثير من الشباب يفرح باستغلال
بعض الوقت ولا ينظر إلى الأوقات الضائعة لأن الأصل ألا يكون هناك وقت فراغ .
متى يصبح الوقت عند الإنسان ثمين ؟ .. إذا كان هنا هدف يريد تحقيقه .
ما هي
علامة الوقت الضائع اليومي ؟ هو الوقت التي تشعر بعده بشعور سيئ .
إن الاهتمام
بالمحافظة على الوقت مطلب شرعي وليس قضية تطوعية أو مباحة .
إن الإنسان لو تدبر
عمره لوجد عمر محدود ولكن الشباب يٌغر فعمر الإنسان الحقيقي الثلث .
يقول بعض
العلماء والأدباء: إذا أردت أن تنجز أعمالك فحدد هدفاً واحد واجتهد فيه والنتيجة
النجاح بإذن الله .
اجعل شعارك دائماً أن تسأل نفسك ماذا عملت في وقت فراغي .
بحث علماء النفس في الطاقة البشرية ما مقدار قوتها فتوصلوا على أن الإنسان يحوي
من الطاقة المختزنة الشيء الكثير . قالوا لو فجر الإنسان هذه الطاقة لحصل شيء غير
عادي.
إن العمر الحقيقي للإنسان هو ليس السنين الذي يقضيها من عمر الولادة إلى
الوفاة ولكن عمره الحقيقي ما يكتب عند الله من عمل الصالحات وفعل الخيرات .
حتى
لا تبدد وقتك ونحن نتحدث عن الوقت وأهميته تمهل قليلاً ثم تأمل هذه الأسئلة وأجيب
عليها:
هل تردد كثيراً ليس لدي وقت لإنجاز ما أود القيام به ؟
هل تتأخر عن
مواعيدك ؟
هل تأخذ المهمات التي تقوم بها وقت أكبر مما تحدده لها ؟
هل
تتضارب مواعيدك مع بعضها ؟
هل تقدم العمل الذي تحب على العمل الأهم ؟
هل
تفاجئك الأزمات وبعدها تتصرف وتتخذ الإجراءات حسب ما تسمح لك الظروف ؟
إذا
كانت الإجابة كلها بـ (( لا )) فأنت لست بحاجة إلى الاستماع لهذا الدرس فأنت أحد
شخصين :
إما أنك منظم جداً وتعرف كيف تستغل وقتك جيداً ،، وإما أنك صاحب
أهداف متدنية
وأما إذا كانت الإجابة بـ (( نعم )) ولو على تساءل واحد فأهلاً بك
في مصحة إدارة الوقت
والوقت هو العمر الذي يمر من بين أيدينا، وينسحب بسرعة منا
ونحن لا ندري أن مروره يعني مرور أعمارنا وحياتنا، وما حياتنا إلا لحظات وثوانٍ
تكونت معاً، وضياعها يعني ضياع حياتنا نفسها.
والوقت من منظور آخر هو المادة
الخام التي نطوعها كما نشاء من أجل أن نفعل ما نريد من أعمال ونحقق ما نريد من
أهداف، ونصل لما نريد من غايات، الوقت هو السبيل لكل هذا، ومن هنا فلابد أن نعرف
كيف نستغله أفضل استغلال ممكن وكيف نجعل منه المادة الخام الفعالة والمؤثرة من أجل
حياة ناجحة نحقق فيها ما نريد.
ونقدم لكم مجموعة من الخطوات العامة التي
تساعدك على التعامل مع الوقت بشكل عام، ثم نتطرق لخطوات تفصيلية من أجل الإنجاز
الأكبر في أقل وقت ممكن:
الخطوة الأولى: حدِّد رسالتك وارتبط بها
أكثر ما
يعينك على تذكر قيمة الوقت وأهميته هو أن تحدد رسالتك في الحياة وتضعها أمام عينيك
باستمرار، وتتحرك من أجل أن تحققها، والوقت هو المدى الذي تتحرك فيه من أجل تحقيق
الأهداف التي تضعها لحياتك أو الرسالة التي تعيش من أجلها...وأنت في الواقع لا
تبتكر الرسالة التي تتبنَّاها ؛ فقط تحس بوجودها ، وتكرِّس حياتك من أجلها ، فهي
موجودة بداخلك، وترتبط بإمكانياتك ومواهبك ودراستك وكل ما تعلمته في الحياة
وذكرياتك الماضية.
وكتابة رسالتك هي التي تساعدك على تذكرها كل يوم، والدأب من
أجلها، وقد أجريت دراسة في أمريكا من قبل على الناجحين وجدوا أن ما يقرب من 80% من
الناجحين كانوا قد كتبوا أهدافهم ورسالتهم في الحياة بوضوح على ورق. ولكن من المهم
أن نسأل هناكيف تقوم بتحديد رسالتك؟
رسالتك أو هدفك في الحياة يمكن أن تستشف
معالمها من خلال النقاط التالية:
- ما هي أهم الأشياء في حياتك؟
- ما هي أهدافك بعيدة
المدى التي يجب أن تكافح من أجلها؟
- ما هي أكبر قيمة في
حياتك؟[
]الخطوة الثانية: وازن بين أدوارك
فكل منا يلعب أكثر من دور في الحياة،
وهي تتشابك معاً، إذ أن هذه الأدوار تكون في المنزل والعمل والمجتمع، ولكل دور
مسئولياته، وعليك أن توازن بحيث لا يطغي أي منها على الآخر فلكل وقته وطريقة أدائه
التي قد تختلف عن غيره ولكنها تتكامل وتتداخل مع غيرها من الأدوار
الأخرى.
الخطوة الثالثة: حدد أهدافك
ويحدد علماء الإدارة والتخطيط صفات معينة
للهدف الذي تضعه لحياتك منها:
- أن يكون الهدف واضحًا غير مبهم أو زائفاً.
- أن يُقاس أو يسهل قياسه ويمكن أن تحدده بشكل واقعي.
- أن يكون تحديًّا
يمكن تحقيقه وليس مستحيلاً.
- أن يرتبط ببرنامج زمني محدَّد في وقت محدد.
•
أن يرتبط الهدف بموضوع واحد.
• أن يرتبط الهدف بنتيجة وليس بنشاط وقتي.
•
أن يكون الهدف مشروعًا.
الخطوة الرابعة: ضع خطة أسبوعية أو شهرية :
من خلال
ترتيب أولوياتك وفق أهميتها، وما يساعدك على هذا الهدف الذي وضعته لنفسك في الحياة.
ويفضل الكثيرون من علماء التخطيط والتنمية البشرية الخطة الأسبوعية لأنها تعطي مدى
مناسب للتحرك من أجل الإنجاز، فالخطة اليومية لا تكون محكمة بحيث توفر الوقت، أما
الخطة الأسبوعية فتتيح لك التعديل والتغيير والتحكم الكامل على مدار الأيام السبعة
التي يضمها الأسبوع، ويمكن ترحيل أعمال يوم ما إلى يوم آخر بمرونة وبساطة، وهي كخطة
عمل أفضل من الشهرية لأن الأخيرة مداها كبير قد يسبب تراكمات الأعمال المراد
إتمامها، مما يعني في النهاية العجز عن إتمام المهام المطلوبة
.
[b]الخطوة الخامسة: واجه
التحديات :[/b]
[b]- استعرض أعمال
اليوم في نهاية اليوم، واسأل نفسك عن الوقت الذي ضاع في أشياء غير مهمة أو يمكن
تأجيلها ليوم آخر، وكيف أثر هذا على تنفيذ أهدافك.
ثم تأكَّد من أنك كتبت أعمال
الغد، بحيث تتلافى فيها الأخطاء التي وقعت فيها في اليوم السابق.
والآن نقدم لك
خطة ونصائح تفصيلية تساعدك على إنجاز مهامك في وقت أقل وأكثر إنجازاً في
يومك:
بداية عليك أن تعرف أنه لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء، تقبل هذه الحقيقة
ببساطه. لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية. وإذا فعلت ذلك في كل من
عملك وحياتك الشخصية، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت.
7 - وسائل وتقنيات
وخطوات فاعلة :
]ـ ابتعد عن
المقاطعات الشخصية، عندما تؤدى عملك، فإن آخر ما تحتاجه هي التدخلات غير الضرورية.
يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة
الناجحة. يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك، لذا لا تدعها تحدث، استخدم وسائل عدم
الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتي، وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد
للعمل حيث لا يجدك الآخرون، أو غير أوقاتك لتكون في قمة نشاطك حيث لا يكون وقت
الذروة عند الآخرين.
ـ] تعلم أن
تتجاهل المهام التي لا تؤدى لنتائج. فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية، إن كانت
الخطوة غير هامة اليوم، فلا تضيع وقتك بها، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً،
كلما كنت منتجاً.
ـ سجل أفكارك على مسجل، أو استعمل برامج الصوت في
الكمبيوتر، ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملائمة، فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك،
بدون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر، ولكن التحدث
أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور، وغالباً تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض
الاتصال بين شخصين.
ـ ضع مواعيد نهائية يومية. سواء قبلتها أم لا ،
فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج، كلما اقتربنا من الموعد النهائي لإتمام
العمل، كلما بذلنا ما في وسعنا لإنهائه ، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهرياً
وأسبوعياً ويومياً، فكلما اقترب الموعد النهائي كلما بدأ العمل الحقيقي. تعمل
المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها.
-اجمع عدد
من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها في نفس الوقت، رد على كل المكالمات الهاتفية
التي تتعلق بموضوع واحد في اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال
اليومي. إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل في وسط زحام العمل. حيث يساعدك دعم
جهودك على الاستفادة القصوى من وقتك. جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية
والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد الإلكتروني،
عندما تجبر على الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى، فإنك تستهلك الوقت في
محاولة إعادة التركيز والاندماج.
ـ تحدى نفسك، حاول دائماً أن تتفوق على نفسك،
ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها، وبتحويلها للعبة،
فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح، فلتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح
الجميل، واعلم أن الحياة في كثير من الأمور، لعبة ذكاء، أحياناً نقوم مع أنفسنا
ببعض الخدع والألعاب الصغيرة التي يمكن أن
تحفز مستويات جديدة من الإنتاج
والإنجاز، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية قليلة كتحية لإنجازك يساعدك على إنجاز المزيد
ويحمسك لمزيد من العمل والنشاط.
ـ احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملاحظاتك بالقرب
منك دائماً، سجل كل أفكارك وملاحظاتك وأي معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك في أي وقت،
وغالباً ما يحدث ذلك في أوقات انشغالك بأعمال أخرى، بدون ملاحظاتك غير المهمة التي
تود مشاركة الآخرين بها في
نهاية
اليوم.[/b]
[b]8 -
خاتمة :[/b]
]
إن
الوقت هو كالمعدن الثمين عندما نحسن استخدامه وبالعكس اذا ضيعناه . لذلك يجب علينا
حسن استخدامه بشكل جيد وصحيح وبالنهاية يوجد بعض النصائح كما يقول بعض العلماء
تساعدنا جداً باستثماره فمثلاً :
ـ نركّز على الهدف في جميع الأوقات، اعرف هدفك،
كن مدركاً لهدفك وعندها ستشعر بالإنجاز عند إكمال كل مهمة، تذكر ما تسعى إليه بشكل
واضح في عقلك، ستدرك عندها أنه من الضروري العمل بجد لإنجاز الأعمال.
- حافظ على
صحتك العقلية والبدنية ، لأنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز، نظم وقتك من أجل حياة
أفضل، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة، فأنت تحتاج لصحة جيدة لكي تستمتع بإنجازاتك
كما ينبغي .
لا شيء أهم من صحتك، فبقاؤك في حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة
على التحمل، ويجعلك كذلك أكثر تفتحاً وأقل توتراً، وممارسة الرياضة تجعلك تفكر بشكل
أفضل (( الرياضة حيــاة )) .
ـ كن رقيباً على نفسك، وأسهل وسيلة لتطوير الحافز
الذاتي هي أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت، الهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن،
تذكر الهدف دائماً، شيء تسعى لإنجازه، لكي يعطيك الوقود اللازم لتخطى
الصعوبات. | |
|
